Les messages d’absence ont toujours tort

自动回复邮件总是错的

I. 背景导读

« Les fausses bonnes idées de l’été » (1/6). Evitez de recourir au courriel automatique, qui indique à la cantonade qu’on a pris la poudre d’escampette.

“夏日伪好主意”（1/6）。请避免使用自动回复邮件，这样只会告诉所有人你已经“逃之夭夭”。

II. 阅前思考

1. 自动回复邮件真的能如我们所期望地有效吗？它们在何种情况下可能会带来意外的负面效果？

2. 在工作场合，为什么我们对“假期”这一概念的表达会如此谨慎？这反映了怎样的社会或职业文化？

3. 自动回复邮件中关于假期的内容是否可能影响他人对我们职业素养的看法？如果是，为什么会这样？

Les messages d’absence ont toujours tort

« Les fausses bonnes idées de l’été » (1/6). Evitez de recourir au courriel automatique, qui indique à la cantonade qu’on a pris la poudre d’escampette.

Préparer son message d’absence plusieurs jours avant de partir, on comprend que ce soit tentant. Un peu comme laver son mug ou laisser une valise ouverte une semaine à l’avance : ça sent déjà le départ. L’été dernier, celui qui envoyait un mail à Denis Quinqueton, attaché de direction à la direction générale de la Fédération des mutuelles de France, recevait la réponse suivante : « Conformément aux lois du 20 juin 1936, du 27 mars 1956 (3e semaine), du 17 mai 1969 (4e semaine) et à l’ordonnance du 13 janvier 1982 (5e semaine), je suis actuellement en congés. » Il réfléchit en ce moment au petit mot qu’il va laisser pour ses vacances 2024.

Ce type de « ooo message » (out of office, « hors du bureau ») est évidemment très atypique. Pas tant pour le rappel historique que pour son emploi du vocable « congés ». D’une manière générale, ces e-mails rechignent autant à employer le mot « vacances » que les annonces de décès rechignent à utiliser le terme « mort ». Tout comme un proche est « parti » ou « nous a quittés », on n’est pas « en vacances » mais « sans accès à sa messagerie ». Dire qu’on aura « un accès limité à ses mails » laisse entendre qu’on n’est pas forcément à la plage, mais peut-être en mission dans la Station spatiale internationale ou en Corée du Nord.

Laisser un message automatique d’absence est la première fausse bonne idée des vacances. Déjà, vous n’en avez pas besoin. Il ne faudrait pas non plus exagérer le nombre de courriels urgents que vous recevrez. Et puis, en juillet et en août, la plupart de vos interlocuteurs comprendront pourquoi ils n’obtiennent pas de retour immédiat. Quant aux sollicitations vraiment urgentes qui vous ont été envoyées, aucun des expéditeurs ne sera satisfait ni soulagé de recevoir un message d’absence. Personne ne souhaite savoir que vous êtes en vacances. Aucun client n’a envie d’apprendre que vous vous lavez les mains de son mail. « Je prendrai connaissance de votre message dès mon retour de vacances » se lit comme « vous n’allez quand même pas me gâcher l’été… ».

Un léger déclassement

Cette réponse automatique a aussi l’inconvénient de signifier à votre interlocuteur que vous n’étiez pas vraiment responsable. Dire « en mon absence, vous pouvez contacter Roger Dugommier », c’est un peu comme lorsque Doctolib vous donne un rendez-vous très rapide mais avec le remplaçant du médecin habituel. Vous pouvez le prendre, mais ça ressemble à un léger déclassement. Ou alors, « en cas d’urgence, contactez Jean-Marc Lambert » peut aussi laisser entendre que vous ne vous occupez même pas des urgences. Cela peut se lire comme « je me couvre, si on demande, je n’étais pas là ».

L’obsédé du message d’absence se croit très professionnel, surtout depuis qu’il le traduit en anglais, alors qu’il n’a que des clients bourguignons. Il lui faut un peu de temps pour s’apercevoir que les chefs, les vrais, n’ont pas de message d’absence mais répondent quand bon leur semble à des gens heureux d’avoir obtenu un retour.

L’autre travers du message automatique d’absence tient à ce qu’il révèle la durée de vos congés – de manière encore plus évidente chez ceux qui font l’erreur de donner leur date de départ. Franchement, qui, lorsqu’il vous écrit le 13 août, a besoin de savoir que vous avez levé le pied le 26 juillet ?

Un oisif inexpérimenté

Enfin, la dernière raison pour laquelle le message automatique d’absence est à éviter est qu’il présente le risque de ne pas être désactivé au retour de vacances et de faire passer son auteur pour un oisif inexpérimenté.

Le seul mot d’absence pertinent est celui qui laisse l’impression que vous êtes bloqué ponctuellement. Comme celui de Bastien Péan, community manager : « J’ai oublié mon chargeur de MacBook à 286 kilomètres d’ici, je répondrai à votre demande quand je l’aurai récupéré. Cordialement. » Bien entendu cette notification peut se laisser tout l’été, tout comme la petite feuille « Je reviens de suite » scotchée à la porte de mon opticienne pendant toute la semaine. Une autre sous-catégorie défendable apparue récemment consiste à annoncer que l’on va bientôt être absent en signature de mail, de type « Je ne serai pas là à partir de… ». Celui-ci démontre que l’on porte une grande attention à son interlocuteur : « Si vous voulez me parler, c’est le moment. »

Ainsi, le message automatique d’absence présente essentiellement l’avantage d’éprouver la sensation d’être en vacances au moment où on le rédige. L’achat d’un nouveau maillot de bain pourrait aussi bien faire l’affaire.

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